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從風(fēng)險(xiǎn)梳理體系、元數(shù)據(jù)的密級(jí)與固化論商業(yè)秘密管理體系的有效制定之法

行業(yè)
納暮2年前
從風(fēng)險(xiǎn)梳理體系、元數(shù)據(jù)的密級(jí)與固化論商業(yè)秘密管理體系的有效制定之法

#本文由作者授權(quán)發(fā)布,不代表IPRdaily立場(chǎng),未經(jīng)作者許可,禁止轉(zhuǎn)載#


“如何梳理風(fēng)險(xiǎn)、制定保護(hù)機(jī)制?怎樣分級(jí)和固化商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)?管理機(jī)制、管理流程和制度如何準(zhǔn)確、高效銜接?”


來(lái)源:IPRdaily中文網(wǎng)(iprdaily.cn)
作者:汪靜 羅思中國(guó)咨詢業(yè)務(wù)總監(jiān)


商業(yè)秘密是企業(yè)的重要無(wú)形資產(chǎn),已經(jīng)成為其在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的有力武器。企業(yè)對(duì)商業(yè)秘密的管理程度,無(wú)疑反映出企業(yè)整體的管理水平,更是企業(yè)凸顯核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要管理機(jī)制。商業(yè)秘密保護(hù)與管理機(jī)制已是企業(yè)一把手來(lái)抓的重點(diǎn)之一,這在我們的一手調(diào)研中得到直接印證。


如何梳理風(fēng)險(xiǎn)、制定保護(hù)機(jī)制?怎樣分級(jí)和固化商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)?管理機(jī)制、管理流程和制度如何準(zhǔn)確、高效銜接?本文結(jié)合理論與實(shí)踐,回答上述這些對(duì)企業(yè)切實(shí)落地商業(yè)秘密保護(hù)而言意義非凡的問(wèn)題。


本文以科創(chuàng)企業(yè)為例,從商密風(fēng)險(xiǎn)防范及管理的企業(yè)場(chǎng)景出發(fā),梳理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。同時(shí),從商業(yè)秘密數(shù)據(jù)的定級(jí)、固化以及員工意識(shí)培養(yǎng)三個(gè)維度為大家提供建議。


風(fēng)險(xiǎn)梳理體系

01.商業(yè)秘密保護(hù)之于科創(chuàng)型企業(yè)的重要性


科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展,科技人才快速流動(dòng),科創(chuàng)企業(yè)在對(duì)外進(jìn)行技術(shù)合作或技術(shù)許可時(shí),以及核心技術(shù)人員離職后引發(fā)商業(yè)秘密糾紛等情形時(shí)常發(fā)生??萍紕?chuàng)新型企業(yè)發(fā)展過(guò)程中實(shí)際面臨的挑戰(zhàn),決定了企業(yè)商業(yè)秘密保護(hù)需求之重要性和迫切性。

從企業(yè)屬性看,科創(chuàng)型企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展快、產(chǎn)品更新?lián)Q代快,需要短時(shí)間內(nèi)召集有經(jīng)驗(yàn)的人才、快速提取智力內(nèi)容,營(yíng)造有利于創(chuàng)造的環(huán)境,實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品的高速?gòu)?fù)制。反向工程對(duì)標(biāo)分析是這類創(chuàng)新性企業(yè)技術(shù)開(kāi)發(fā)過(guò)程當(dāng)中的常用方式,目的是不斷迭代、尋求突破,第一時(shí)間掌握核心技術(shù),從而形成追趕龍頭的加速度,成為中國(guó)乃至世界賽道的創(chuàng)新引領(lǐng)者。

對(duì)于這樣的企業(yè),商業(yè)秘密的價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)前置于產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)價(jià)值的過(guò)程,因?yàn)楫a(chǎn)品可能在數(shù)年之后才會(huì)落地、產(chǎn)生現(xiàn)金流。在此過(guò)程中,如果商業(yè)秘密被侵害,不僅影響產(chǎn)品的價(jià)值,企業(yè)的生存與穩(wěn)定發(fā)展甚至也會(huì)受到意料之外的阻力。

需要強(qiáng)調(diào)的是,商業(yè)秘密可能隨著人員的流動(dòng)被帶走。對(duì)企業(yè)主而言,一方面要留住人才,另一方面也要尋找快速汲取人才技能的應(yīng)對(duì)之法。難點(diǎn)在于,一是如何清楚區(qū)分人本身的技能和商業(yè)秘密;二是科創(chuàng)型企業(yè)的研發(fā)人員占比重、涉及人員多,商業(yè)秘密以各種形式散落在各個(gè)角落,同時(shí)新的商業(yè)秘密也在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中不斷生成,導(dǎo)致商業(yè)秘密的保護(hù)看似無(wú)從著手。

盡管面臨著種種困難,越來(lái)越多的科創(chuàng)企業(yè)管理者有建立商業(yè)秘密管理體系的意識(shí),并且花精力、肯投入。但這并非管理者個(gè)人的事,它需要集團(tuán)眾多部門(mén)和人員通力合作,而需要正視和警惕的是,初創(chuàng)型企業(yè)的組織架構(gòu)未必百分百完善。從商業(yè)秘密管理的支持部門(mén)來(lái)講,有的初創(chuàng)型企業(yè)完全傾斜于研發(fā),甚至法務(wù)部、知識(shí)產(chǎn)權(quán)部、人事部、合規(guī)部等的配置并未齊全,比如法務(wù)部兼顧知識(shí)產(chǎn)權(quán)部,面向成百上千的研發(fā)人員,專項(xiàng)事務(wù)只有一兩個(gè)人應(yīng)對(duì)。

這種情況下,要高效建立和完善商業(yè)秘密管理體系,并在日常具有實(shí)操性,做到防患于未然,保障追溯和留痕,且不至于禁錮組織內(nèi)分享和創(chuàng)造的活力,要求不可謂不高。


02.“三個(gè)流”的商業(yè)秘密風(fēng)險(xiǎn)梳理體系


商業(yè)秘密在產(chǎn)生和使用過(guò)程中形成,只有在流動(dòng)中才產(chǎn)生價(jià)值。

建立商業(yè)秘密保護(hù)以及防泄漏等機(jī)制,源頭在于,甄別什么是商業(yè)秘密?商業(yè)秘密屬于什么密級(jí)?

商業(yè)秘密在業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生,無(wú)論是怎樣的業(yè)務(wù)流程,總體可以被透視和歸納為:信息流、人才流、物理流:
信息流:不同主體產(chǎn)生的信息在內(nèi)外部交互;
人才流:人員的流動(dòng),包括招聘、換崗、離職等;
物理流:所有可能涉及商業(yè)秘密的載體與可能接觸到這些載體的空間、事件,比如:訪客接待、研發(fā)空間管理、工廠管理、圖紙管理等。

用這三個(gè)“流”透視業(yè)務(wù)流程,并在甄別的商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上設(shè)置關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)管理措施,使得制定的商業(yè)秘密保護(hù)機(jī)制落到實(shí)處。

對(duì)技術(shù)型公司而言,理清商業(yè)秘密的產(chǎn)生與使用方法,最關(guān)鍵的是梳理與關(guān)注“信息流”和“人才流”。

信息本身由人產(chǎn)生,所以信息流和人才流關(guān)系密切。假設(shè)某位員工從一個(gè)項(xiàng)目調(diào)整至另一個(gè)項(xiàng)目或離職等,人才流的保密機(jī)制就會(huì)啟動(dòng),是故信息流和人才流環(huán)環(huán)相扣。

信息流聚焦于源頭,即根據(jù)產(chǎn)生的主體來(lái)鎖定主體,觀察分析該主體在具體的業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的新信息,以及以何種方式和載體呈現(xiàn)。

信息流梳理可以采用從上至下的透視方式層層剝離。不同企業(yè)的功能和交互千差萬(wàn)別,筆者在經(jīng)過(guò)十?dāng)?shù)個(gè)案例訪談后,總結(jié)出如下技巧訣竅——明確生成潛在商業(yè)秘密信息最多的部門(mén)是哪個(gè),比如研發(fā)部門(mén)內(nèi)最多,同時(shí)研發(fā)部門(mén)和其他部門(mén)交互也較多,甚至涉及較頻繁的外部交互。那么交互傳遞了哪些信息?過(guò)程中,內(nèi)部和外部產(chǎn)生了什么風(fēng)險(xiǎn)?可據(jù)此梳理,層層明確。

在研發(fā)部門(mén)內(nèi)部的不同項(xiàng)目組中,比如按照工種分為算法、軟件工程、光學(xué)鏡頭設(shè)計(jì)、機(jī)電設(shè)計(jì)等。一種常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)是,盡管有不同分工和各自職責(zé)所在,但是所有項(xiàng)目人員可以無(wú)差別獲得所有材料;另一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)是,研發(fā)人員要對(duì)采購(gòu)部、生產(chǎn)部等其他部門(mén)人員發(fā)指令,即部門(mén)內(nèi)信息分發(fā)至所有其它相關(guān)部門(mén)。

企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)間的信息交互尚且風(fēng)險(xiǎn)可控,而另一方面,一旦涉及研發(fā)人員因產(chǎn)品定制等客觀需求與供應(yīng)商等外部交互時(shí),情況會(huì)更加復(fù)雜。供應(yīng)商從前期與研發(fā)部門(mén)單向聯(lián)系,轉(zhuǎn)變?yōu)橹泻笃谂c品控部、采購(gòu)部等內(nèi)部多個(gè)部門(mén)多線溝通,信息分發(fā)面不斷擴(kuò)大;供應(yīng)商的管控難度有增無(wú)減,如果供應(yīng)商相對(duì)集中,企業(yè)過(guò)于依賴少數(shù)供應(yīng)商,甚至?xí)窒碚钻P(guān)鍵物料,在雙方保密協(xié)議不到位,或者保密條款落實(shí)不到位,或者缺少核心零部件供應(yīng)商的定期保密審計(jì)等情況下,很容易造成商業(yè)秘密泄露。

另外,對(duì)商業(yè)秘密本身的識(shí)別不夠透徹,也可能導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)。例如,客服人員帶著完整產(chǎn)品到達(dá)客戶場(chǎng)域調(diào)試,現(xiàn)場(chǎng)根據(jù)實(shí)際問(wèn)題產(chǎn)出的解決方案沒(méi)有被固化,久而久之,積少成多,可能造成嚴(yán)重后果。

沿著信息流,按照內(nèi)外部使用信息不妥當(dāng),以及商業(yè)秘密未得到識(shí)別兩大類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行梳理,可以形成完整的風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告,這在之后制定體系機(jī)制和明確各部門(mén)負(fù)責(zé)人的責(zé)任范圍時(shí),將其作為企業(yè)“信息流”“人才流”具體情況的分析基礎(chǔ)。


03.小結(jié)


在企業(yè)不斷發(fā)展、創(chuàng)新產(chǎn)品持續(xù)迭代升級(jí)的當(dāng)下,過(guò)程中所產(chǎn)生的數(shù)量龐大的商業(yè)秘密,需要切實(shí)可行的管理流程和措施,便于企業(yè)方厘清等級(jí)并實(shí)施保護(hù)。這對(duì)企業(yè)主、相關(guān)負(fù)責(zé)人甚至普通公司員工,提出了更細(xì)節(jié)、細(xì)致的要求。


元數(shù)據(jù)的密級(jí)與固化


01.商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)的密級(jí)確定


商業(yè)秘密在動(dòng)態(tài)中產(chǎn)生并發(fā)揮作用,其核心本質(zhì)是技術(shù)的源頭。比如研發(fā)人員在項(xiàng)目進(jìn)程中產(chǎn)生的所有信息,即商業(yè)秘密的基礎(chǔ)來(lái)源,本質(zhì)上都是保密信息。在技術(shù)和產(chǎn)品開(kāi)發(fā)過(guò)程中,部分信息可能面臨在第二階段被公開(kāi),作為對(duì)外宣傳和客戶需要的信息,類如設(shè)備的安裝參數(shù),設(shè)備的功耗、能耗和性能等。

極端一點(diǎn)說(shuō),反向工程可以獲得的所有技術(shù)秘密,必須要在某一階段根據(jù)專利布局的需求,進(jìn)行專利保護(hù)。換言之,原始保密信息中,若是不必要公開(kāi)及不用專利保護(hù)的,始終屬于企業(yè)的商業(yè)秘密。保密信息產(chǎn)生到專利申請(qǐng)完成的中間過(guò)程可能會(huì)持續(xù)一定時(shí)間,期間所有信息都是商業(yè)秘密保護(hù)的對(duì)象。鎖定保護(hù)對(duì)象的一個(gè)重要概念是“商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)”。

面對(duì)數(shù)量眾多的商業(yè)秘密,確定密級(jí)很重要,類似日常管理中要提高效能:并非所有東西都值得管理,也絕非以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施管理。比如,一些項(xiàng)目負(fù)責(zé)人傾向于對(duì)所有保密信息都用絕密的方式實(shí)施保護(hù),導(dǎo)致非常大的管理成本投入。分層管理商業(yè)秘密才是效率最大化的明確之舉。

值得一提的是,并非項(xiàng)目中的每個(gè)人都需要具備識(shí)別商業(yè)秘密及分等級(jí)的能力或承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任,更有效的方式是由研發(fā)負(fù)責(zé)人統(tǒng)籌密級(jí)。因?yàn)槊芗?jí)的定義并不容易,其難點(diǎn)在于,將不同類型的商業(yè)秘密放入同一個(gè)等級(jí)體系,這一過(guò)程存在很多方法論,例如技術(shù)和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)分析、與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手相比的優(yōu)劣勢(shì)比較,需要緊扣產(chǎn)品本身和核心賣點(diǎn)進(jìn)行綜合考慮。評(píng)估可以量化成打分制,既需要企業(yè)端的技術(shù)人員、產(chǎn)品經(jīng)理,也需要律所等專業(yè)機(jī)構(gòu)的專利和技術(shù)分析人員,共同商議決定。

例如前述的客戶調(diào)試現(xiàn)場(chǎng),客服人員可以將商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)固定下來(lái),其密級(jí)根據(jù)本身價(jià)值確定,存在共性的問(wèn)題或?qū)Ξa(chǎn)品迭代有較大啟示的內(nèi)容,定為“機(jī)密”;普遍的個(gè)案問(wèn)題定為普通商業(yè)秘密。

比如,芯片研發(fā)制造領(lǐng)域,核心原理都掌握在排名靠前的國(guó)際企業(yè)手中。如果一家芯片檢測(cè)設(shè)備供應(yīng)商經(jīng)過(guò)多年投入和研發(fā),獲得一種獨(dú)一無(wú)二的檢測(cè)方案,可以提高檢測(cè)準(zhǔn)確度和反應(yīng)度,從而提升檢測(cè)效率,可以定為“絕密”級(jí)別的商業(yè)秘密;原理的載體(如紙質(zhì)圖紙、數(shù)據(jù)化圖紙),以及測(cè)試時(shí)的各種數(shù)據(jù)和算法模型,和其存放的數(shù)據(jù)庫(kù)、代碼庫(kù),可根據(jù)具體情況定為“機(jī)密/絕密”級(jí)別;系統(tǒng)背后的光學(xué)和機(jī)械部件等關(guān)鍵客制化組件,可定在“機(jī)密”級(jí)別。


02.商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)固化


商業(yè)秘密的權(quán)限范圍、密級(jí)、載體以及保護(hù)方式,最終可通過(guò)Excel工作表等形式呈現(xiàn),重點(diǎn)是描述的到位程度和全面性,好比是給IT和信息安全部的一個(gè)指令表,對(duì)方可以根據(jù)表上要求進(jìn)行實(shí)操,有助于商業(yè)秘密保護(hù)的實(shí)際落地。

此處有兩個(gè)訣竅。如果沿著一條技術(shù)線厘清某個(gè)產(chǎn)品或項(xiàng)目后,公司內(nèi)部其他技術(shù)和產(chǎn)品的相關(guān)保護(hù)流程具備一定的可類比性,某種程度上可舉一反三。

此外,商業(yè)秘密和專利存在動(dòng)態(tài)切換,需要協(xié)同保護(hù)。在識(shí)別商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)時(shí),建議將專利狀態(tài)與專利進(jìn)程的過(guò)程保護(hù)系統(tǒng)實(shí)行對(duì)接,做好商業(yè)秘密留痕到主動(dòng)通過(guò)專利化公開(kāi)的記錄。

固化以外,可以通過(guò)保密信息分層的方式制定保密流程。結(jié)合保密信息機(jī)制的“最小化”和“只知道必須知道”的原則,大大降低管控成本。比如食品、飲料相關(guān)企業(yè)的配方管理:公司只有少數(shù)幾個(gè)人知道其配方本身,大多數(shù)員工只知道其中一部分;配方存在數(shù)個(gè)甜味不同子配方;工廠不同生產(chǎn)線掌握不同配方要素,需要特定加工指標(biāo)以及調(diào)配方式指引,最終產(chǎn)出產(chǎn)品??偠灾?,沒(méi)有任何一人能從頭至尾掌控全流程,每一層級(jí)對(duì)應(yīng)不同信息。

另一個(gè)常見(jiàn)案例是財(cái)務(wù)報(bào)表。財(cái)務(wù)報(bào)表一般建議采取瀑布式分拆,根據(jù)不同職位、按照“必須知道”的原則進(jìn)行。比如,銷售只知道售價(jià),但不知道成本,必須和知曉成本端信息的市場(chǎng)部門(mén)人員進(jìn)行制度化隔斷,例如簽訂保密協(xié)議。

有了組織架構(gòu)和管控機(jī)制,下一步是如何真正在業(yè)務(wù)流程中落地?

一個(gè)關(guān)鍵概念是——設(shè)置IP控制點(diǎn),在特定節(jié)點(diǎn)上,必須要執(zhí)行跟商業(yè)秘密保護(hù)或者是專利化有關(guān)的具體動(dòng)作。比如項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí),應(yīng)確定商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)人是否為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人;拿到項(xiàng)目初審報(bào)告時(shí),商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)以及背后可能存在的專利意向,包括其密級(jí)等,應(yīng)該有相應(yīng)的記錄和更新;項(xiàng)目過(guò)程中,出現(xiàn)人員調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)崗或離職情況,人才流設(shè)置的IP控制點(diǎn)立即啟動(dòng)。


03.員工的商業(yè)秘密保護(hù)意識(shí)培養(yǎng)


幫助員工提高對(duì)商業(yè)秘密保護(hù)的認(rèn)知和意識(shí),至關(guān)重要。


企業(yè)商業(yè)秘密保護(hù)的落地,從人才選擇的環(huán)節(jié)就已經(jīng)開(kāi)始——人員來(lái)自哪類公司,決定了他對(duì)商業(yè)秘密保護(hù)意識(shí)的起點(diǎn)。在整個(gè)商業(yè)秘密管理體系中,除了員工保密意識(shí)的培訓(xùn)外,在商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)以及商業(yè)秘密和專利協(xié)同保護(hù)層面,也應(yīng)安排深入的培訓(xùn)。一般培訓(xùn)形式是教授和問(wèn)答為主,結(jié)合考評(píng)進(jìn)行培訓(xùn)效果驗(yàn)收。同時(shí),教導(dǎo)和警示要從入職第一天開(kāi)始,比如要求研發(fā)人員不可與外部人員單獨(dú)會(huì)議。類似的教育要貫穿職業(yè)生涯始終,形成商業(yè)秘密保護(hù)的企業(yè)文化。

改變可以從企業(yè)自我診斷開(kāi)始:企業(yè)一把手對(duì)商業(yè)秘密管控的重視程度如何?如果理念不到位,怎樣去影響和提升?如果公司內(nèi)部還沒(méi)有管理體系,首先明確商業(yè)秘密含金量最高的部門(mén)是哪些?重點(diǎn)的產(chǎn)品線能否做試點(diǎn)、立榜樣,形成最佳實(shí)踐?如何與客戶在商業(yè)秘密保護(hù)的理念上達(dá)成共識(shí)、實(shí)現(xiàn)同步?如何利用業(yè)務(wù)方面的痛點(diǎn),采用“三個(gè)流”(“信息流”“人才流”“物理流”)方式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)梳理?能夠內(nèi)部完成還是需要借力外部專業(yè)團(tuán)隊(duì)?

同時(shí),群眾的眼睛是雪亮的。可以詢問(wèn)員工,從他們的觀察視角如何評(píng)價(jià)公司的商業(yè)秘密保護(hù)意識(shí)和能力?有哪些需要改進(jìn)的地方?從前的工作經(jīng)驗(yàn)中有哪些可借鑒的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)?

當(dāng)然,各家公司情況各異,一定程度上尋求專業(yè)機(jī)構(gòu)的客制化、高效化的支持,可以事半功倍。


04.小結(jié)


值得強(qiáng)調(diào)的是,任何理念和方法的意義在于實(shí)踐。借用管理界鼻祖彼得·德魯克的話:管理是一種實(shí)踐,其本質(zhì)不在于知道,而在于行;其驗(yàn)證不在于邏輯,而在于成果。

從當(dāng)下開(kāi)始梳理風(fēng)險(xiǎn)、制定相關(guān)保護(hù)機(jī)制并尋求落地之法,不斷在過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題,人和事的管理高效配合,使商業(yè)秘密管理機(jī)制如虎添翼。


(原標(biāo)題:從風(fēng)險(xiǎn)梳理體系、元數(shù)據(jù)的密級(jí)與固化論商業(yè)秘密管理體系的有效制定之法)


來(lái)源:IPRdaily中文網(wǎng)(iprdaily.cn)

作者:汪靜 羅思中國(guó)咨詢業(yè)務(wù)總監(jiān)

編輯:IPRdaily趙甄          校對(duì):IPRdaily縱橫君


注:原文鏈接從風(fēng)險(xiǎn)梳理體系、元數(shù)據(jù)的密級(jí)與固化論商業(yè)秘密管理體系的有效制定之法點(diǎn)擊標(biāo)題查看原文)


從風(fēng)險(xiǎn)梳理體系、元數(shù)據(jù)的密級(jí)與固化論商業(yè)秘密管理體系的有效制定之法

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